今回は,我が家の子供たちが「新年度に持ち帰った大量の書類をスッキリと処理する方法」を紹介します。
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小学生と園児で計3人分の書類を作成しました〜!!
何とか効率よく仕上げて,スッキリさせたい〜!!
始業式では必ず,「連絡袋」という大量のお便りが入った紙袋を持って帰ってきます。
この中には,お便りの他に,保護者が記入しなければならない大量の書類があるんです!
毎年のことながら,子ども3人分の書類を書くのは本当に面倒です!!!
今回は,この書類を「素早く効率よく書くための工夫」をお伝えします。
○ A4クリアファイル
○ 名前や住所のハンコ
○ クリアケース(あるとさらに便利)
これらを使って,3人分をおよそ10分で完成させています!
新年度の重要書類って締め切りがとても早いので焦ります・・・・(涙)
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新年度に記入が必要な大量な書類一覧
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今年度記入した書類は,小学生6枚と園児5枚ずつ2人分で計16枚でした。
1、家庭環境調査票
2、保険関係書類
3、アレルギー関係
4、通学路
5,保護者会関係(PTA関係)
特に小学生は,年度はじめのお便りが多すぎて・・・連絡袋がいっぱいになってました。
子どもの数が多いと,書類が混ざってしまいます・・・(涙)
とりあえず人別にA4クリアファイルへ持ち帰ったお便りや書類を全て入れておきます!
これだけで紛失や間違うことが大幅に減りました。
それでは,効率よく書類を仕上げる方法を紹介していきます。
前年度のコピーをフル活用する
毎年のことなので,前年度のコピーで使えるものは切り貼りしてしまいます。
「え?切り貼りしていいの?」と思われるかもしてませんが,全く問題ありません。
自宅周辺地図など,特に変わりなければそのまま貼り付けます。
スタンプで済ませる
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氏名や住所などは,スタンプでどんどん押していきます。
我が家にあるスタンプは,次の3種類です。
○ 家族5人分の氏名(すべて漢字)
○ 住所
○ 苗字だけ(大・中・小)ひらがな
意外と住所は長いのでスタンプがあって本当に良かったです。
苗字だけのスタンプは,衣類や靴,算数セットに使ってます。
お下がりになることも多いので,苗字だけにしておくと直さずに済みます。
学校で働いていると,この家庭環境調査票は手書きが多いのですが,普通にスタンプの方もいらっしゃいます。
分かればOKなので,スタンプで3人分ポンポンと押してしまってます。
手書きする箇所は最低限
どうしても手書きしなければならない箇所もあります。
保護者の職場やフリガナ,出席番号などは手書きで記入します。
ここでも昨年のコピーがあると,間違えずに書くことができます。
「あれ,ここは何て書いたっけ・・・・?」
思い出しながら書くと,時間もかかるし,ミスのもとです!!!
完成したものは全てコピーをとっておく
完成したら,来年度のために今年度の分のコピーをとっておきます。
また来年,切りはりするのに使えます!
そして,大きく形式が変わることはないので,前年の書類が手元にあると
いちいち調べなくてもいいので,書類作成時間が大幅に減ります!
3人でも10分程度で終わります!!
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コピーしたものはA4クリアファイルに入れて,表に付箋をつけてラベリングしておきます。
『R5○○(学校名・人名)』を書きます。
昨年のものは,もう使わないので『R4○○』の中身はシュレッダーへ。
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付箋は内側に貼っておくと,剥がれたりしないので私はいつもこの方法です。
人別のクリアケースに入れて保管
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1人1つのクリアケースにA4クリアファイルを入れておきます。
学校関係,学童関係,習い事など全て入っています。
スキャンしてペーパーレスになったこともあり,クリアケース1つ分で1人ぶんの重要書類が管理できるようになりました。
リビングの重要書類の棚に立てて収納しています。
重要書類はスキャンしておく
新年度最初のお便りは,名簿が載っていたり,年間の予定が書いてあったりするので,
スキャンアプリを使って写真にとっておきます。
夫婦で共有して「メモアプリ」に保存してます。
あとは,お便り系は全てトラッシュボックスのカゴへ!
1〜2週間くらいはこのカゴの中に保管してますが,その後はリサイクルペーパーです。
学校便り,学年たより,学級だより,PTAたより,保健だより・・・・全てリサイクルペーパー行きにしてます。
お便りを捨ててしまって不便だったこと・・・特にありません!!
だから捨ててしまっても何とかなりなります!(笑)
まとめ
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新年度の大量な書類をスッキリと効率よく処理するコツは,
① 人別にクリアファイルに入れる
② 前年のコピーを切り貼りする
③ 氏名や住所はハンコをフル活用
④ お便り系はスキャンしてすぐにトラッシュボックスへ
「できるだけ楽をしたい〜!!」と思いながら書類作成をしてます。
しかし,学校側もこんなにたくさん書類あるなら,
「春休み前に渡せばいいのになぁ〜」とも思います。
なかなか学校内の慣習を変えることって難しいんですね・・・。
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