新年度の大量の書類をスッキリと効率よく処理する

今回は，我が家の子供たちが「新年度に持ち帰った大量の書類をスッキリと処理する方法」を紹介します。

始業式では必ず，「連絡袋」という大量のお便りが入った紙袋を持って帰ってきます。

この中には，お便りの他に，保護者が記入しなければならない大量の書類があるんです！

毎年のことながら，子ども3人分の書類を書くのは本当に面倒です！！！

今回は，この書類を「素早く効率よく書くための工夫」をお伝えします。

これらを使って，3人分をおよそ10分で完成させています！

新年度の重要書類って締め切りがとても早いので焦ります・・・・（涙）

新年度に記入が必要な大量な書類一覧

今年度記入した書類は，小学生６枚と園児５枚ずつ2人分で計１６枚でした。

特に小学生は，年度はじめのお便りが多すぎて・・・連絡袋がいっぱいになってました。

子どもの数が多いと，書類が混ざってしまいます・・・（涙）

とりあえず人別にA4クリアファイルへ持ち帰ったお便りや書類を全て入れておきます！

これだけで紛失や間違うことが大幅に減りました。

それでは，効率よく書類を仕上げる方法を紹介していきます。

前年度のコピーをフル活用する

毎年のことなので，前年度のコピーで使えるものは切り貼りしてしまいます。

「え？切り貼りしていいの？」と思われるかもしてませんが，全く問題ありません。

自宅周辺地図など，特に変わりなければそのまま貼り付けます。

スタンプで済ませる

氏名や住所などは，スタンプでどんどん押していきます。

我が家にあるスタンプは，次の3種類です。

意外と住所は長いのでスタンプがあって本当に良かったです。

苗字だけのスタンプは，衣類や靴，算数セットに使ってます。

お下がりになることも多いので，苗字だけにしておくと直さずに済みます。

学校で働いていると，この家庭環境調査票は手書きが多いのですが，普通にスタンプの方もいらっしゃいます。

分かればOKなので，スタンプで3人分ポンポンと押してしまってます。

手書きする箇所は最低限

どうしても手書きしなければならない箇所もあります。

保護者の職場やフリガナ，出席番号などは手書きで記入します。

ここでも昨年のコピーがあると，間違えずに書くことができます。

「あれ，ここは何て書いたっけ・・・・？」

思い出しながら書くと，時間もかかるし，ミスのもとです！！！

完成したものは全てコピーをとっておく

完成したら，来年度のために今年度の分のコピーをとっておきます。

また来年，切りはりするのに使えます！

そして，大きく形式が変わることはないので，前年の書類が手元にあると

いちいち調べなくてもいいので，書類作成時間が大幅に減ります！

3人でも10分程度で終わります！！

コピーしたものはA4クリアファイルに入れて，表に付箋をつけてラベリングしておきます。

『R5○○（学校名・人名）』を書きます。

昨年のものは，もう使わないので『R4○○』の中身はシュレッダーへ。

付箋は内側に貼っておくと，剥がれたりしないので私はいつもこの方法です。

人別のクリアケースに入れて保管

1人１つのクリアケースにA4クリアファイルを入れておきます。

学校関係，学童関係，習い事など全て入っています。

スキャンしてペーパーレスになったこともあり，クリアケース１つ分で1人ぶんの重要書類が管理できるようになりました。

リビングの重要書類の棚に立てて収納しています。

重要書類はスキャンしておく

新年度最初のお便りは，名簿が載っていたり，年間の予定が書いてあったりするので，

スキャンアプリを使って写真にとっておきます。

夫婦で共有して「メモアプリ」に保存してます。

あとは，お便り系は全てトラッシュボックスのカゴへ！

1〜2週間くらいはこのカゴの中に保管してますが，その後はリサイクルペーパーです。

学校便り，学年たより，学級だより，PTAたより，保健だより・・・・全てリサイクルペーパー行きにしてます。

お便りを捨ててしまって不便だったこと・・・特にありません！！

だから捨ててしまっても何とかなりなります！（笑）

まとめ

新年度の大量な書類をスッキリと効率よく処理するコツは，

「できるだけ楽をしたい〜！！」と思いながら書類作成をしてます。

しかし，学校側もこんなにたくさん書類あるなら，

「春休み前に渡せばいいのになぁ〜」とも思います。

なかなか学校内の慣習を変えることって難しいんですね・・・。

ランキングに参加しています！クリックで応援よろしくお願いします！

にほんブログ村